WhatsApp, Dropbox & co. sind keine Dokumentenmanagementsysteme! Was Unternehmen stattdessen brauchen?

Schnell noch eine Rechnung per WhatsApp schicken? Kurz das Dokument auf Dropbox lasden? Den Vertragsentwurf mal eben im Chat teilen? Was im Alltag oft praktisch erscheint, kann für Unternehmen schnell zum Problem werden. Denn: WhatsApp, Dropbox und co. sind kein Dokumentenmanagementsystem – und sollte es auch nicht sein. Warum das so ist und wie Sie Ihre Dokumente professionell verwalten, lesen Sie hier.

Fehlende Struktur und Nachvollziehbarkeit

Das Problem:

In Chatverläufen gehen wichtige Dokumente schnell unter. Wer hat was wann geschickt? Wurde die letzte Version des Dokuments versendet? Die Übersicht fehlt – besonders, wenn Mitarbeitende wechseln oder Gruppen-Chats unübersichtlich werden.

Die Lösung:

Ein zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS) wie KYDO sorgt dafür, dass alle Dokumente strukturiert, versioniert und nachvollziehbar abgelegt werden. Keine verlorenen Dateien mehr – alles an einem Ort.

Datenschutzrisiken

Das Problem:

Bei der Nutzung von WhatsApp für den Austausch von geschäftlichen Dokumenten bestehen erhebliche Datenschutz- und Compliance-Risiken. Gerade im Treuhand- und Finanzbereich ist das brandgefährlich – sensible Daten können so unkontrolliert in falsche Hände geraten.

Die Lösung:

Mit KYDO bleiben alle Daten verschlüsselt und sicher auf Schweizer Servern gespeichert – ganz ohne Umwege über externe Chat-Dienste.

Keine Integration in Geschäftsprozesse

Das Problem:

WhatsApp ist ein Kommunikations-Tool, kein Workflow-System. Dokumente, die über WhatsApp hereinkommen, müssen später oft umständlich in ERP- oder Buchhaltungssysteme übertragen werden – ein Medienbruch, der Zeit und Nerven kostet.

Die Lösung:

KYDO lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und unterstützt automatisierte Workflows – für effiziente, durchgängige Prozesse ohne Umwege.

Rechtssicherheit und Compliance

Das Problem:

Für viele Unternehmen gelten gesetzliche Vorgaben zur Archivierung und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsdokumenten. In WhatsApp-Chats sind diese Anforderungen nicht erfüllbar.

Die Lösung:

KYDO bietet eine revisionssichere und gesetzeskonforme Ablage Ihrer Dokumente. So sind Sie bei Audits oder im Streitfall immer auf der sicheren Seite.

Professionelles Auftreten gegenüber Kunden

Das Problem:

Der Austausch wichtiger Geschäftsdokumente über WhatsApp wirkt schnell unprofessionell. Kunden und Partner erwarten heute klare, sichere und nachvollziehbare Kommunikationswege.

Die Lösung:

Mit KYDO zeigen Sie Ihren Geschäftspartnern, dass Sie Datensicherheit und Professionalität ernst nehmen – und heben sich positiv vom Wettbewerb ab.

Fazit

Für die private Kommunikation ist WhatsApp wunderbar. Für die strukturierte, sichere und rechtskonforme Verwaltung von Geschäftsdokumenten braucht es jedoch professionelle Tools wie KYDO.

Sie möchten Ihre Dokumentenprozesse modernisieren?Dann sprechen Sie mit uns: info@eutima.ch

Wir zeigen Ihnen, wie KYDO Sie dabei unterstützt – einfach und praxisnah.

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